Diese Tipps sollen Ihnen die Arbeit von Zuhause aus ein Stück weit erleichtern

Um eine weitere Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen, schließt das Land Baden-Württemberg ab Dienstag (17.03.2020) alle Schulen, Kindergärten und Kitas im Land. Wer nicht gerade in Jobs rund um die Gesundheitsbranche, der Lebensmittelversorgung oder bei Anbietern von Strom, Gas und Wasser arbeitet, der kann als Elternteil wohl eher nicht auf geplante Notfallbetreuungsangebote zurückgreifen, sondern muss für den Nachwuchs voraussichtlich bis nach den Osterferien zuhause bleiben.

Ähnlich sieht das auch aus, wenn Arbeitnehmer vorsorglich in häusliche Isolation geschickt werden oder das jeweilige Unternehmen entsprechende Vorsichtsmaßnahmen eingeleitet hat. Von der KFZ-Werkstatt bis zum Zeitungaustragen: Nicht in jedem Job ist es möglich, auch von daheim aus weiter seiner Arbeit wie bisher nachzugehen. Und es gibt in Deutschland auch kein einforderbares Recht, um von Zuhause seine Aufgaben erledigen zu dürfen. Doch auch in den Fällen, in denen Home Office tatsächlich möglich ist, will das erst einmal gelernt sein. Wir helfen Ihnen mit den wichtigsten Tipps dabei, die Umstellung zu meistern.

Die Wahl des richtigen Arbeitsplatzes in der eigenen Wohnung

Nichts kann so groß sein, wie der innere Schweinehund, wenn Sie morgens aufstehen und die Familie zuhause ihren Dingen nachgeht, für Sie aber auch in den eigenen vier Wänden die Arbeit ruft. Businesscoaches empfehlen deshalb auch im Home Office früh einen festen Arbeitsbereich festzulegen, der auch für die Zeit Ihrer anstehenden Aufgaben ausschließlich dafür genutzt wird.

Natürlich klingt es verlockend, die Abrechnungen auf der Wohnzimmercouch oder die Quartalsbilanz nebenher beim Spielen mit den Kindern durchzugehen. Eine geordnete Atmosphäre mit klaren räumlichen Abtrennungen, welche Bereiche zur Freizeit und welche zur Arbeit gehören, hilft aber dabei, besser sortiert und konzentriert voranzukommen und danach auch Platz für Erholung zu haben.

Das muss kein eigener Raum sein. Schon die eine Seite vom Esstisch oder die PC-Ecke reicht als klar definierte Arbeitszone. Bedenken Sie dabei auch, dass unter Umständen Videochats oder Telefonkonferenzen nötig sein werden, um mit Kollegen, Partnern und Kunden den Kontakt zu halten. Der Ort sollte daher nicht zu laut und weder zu dunkel, noch zu unaufgeräumt sein. Und wenn Sie zuhause nicht gerade spezielle Büromöbel stehen haben, wird Ihr Rücken auch über einen Arbeitsplatz dankbar sein, an dem Stuhl, Tischhöhe, Bildschirm sowie Tastatur und Maus auf Ihre ergonomischen Anforderungen eingestellt sind.

Richten Sie sich auch die Technik vorher auf Ihre Bedürfnisse ein

Ihren gewählten Arbeitsplatz zuhause sollten Sie wenn möglich auch direkt zur Kommunikationszentrale ausbauen, von der aus alle Kanäle, um mit anderen in Kontakt zu treten, schnell erreichbar sind. Überlegen Sie sich vorher gut, welche technischen Geräte wie Laptop, Fax, Drucker, Smartphone, Kamera oder Festnetztelefon Sie brauchen und halten Sie diese immer in direkter Reichweite. So lassen sich unnötige Laufwege vermeiden.

Fragen Sie Ihren Arbeitgeber von Vorneherein, ob er Sie mit leistungsfähiger Technik ausstatten kann - oft sind die vorkonfigurierten Firmennotebooks schneller als der mit Fotos und Dokumenten vollgestopfte Familienrechner. Nutzen Sie, wenn in Ihrem Unternehmen möglich und erlaubt, Cloud-Speicherdienste, sodass wichtige Arbeitsfortschritte dort auch immer mitgespeichert werden und andere automatisch darauf zugreifen können, ohne dass Sie alle Dokumente einzeln per E-Mail oder FTP-Server hin- und herschicken müssen.

Auch bei der Computerarbeit im Home Office sollte außerdem ein Mindestmaß an Datenverschlüsselung, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation wert gelegt werden. In vielen Fällen bietet sich ein VPN-Dienst an, um über eine gesicherte Verbindung Zugriff auf wichtige Daten im Firmennetzwerk zu erhalten.

Software-Helfer und mobile Apps können zum effizienten Home Office beitragen

In Formen von Apps und Programmen existieren unzählige kleine Helfer, die einem die Arbeit im Home Office erleichtern sollen. Kommunikation steht in den meisten Berufsfeldern an erster Stelle, daher sind professionelle Messenger wie der WhatsApp-Konkurrent Signal, Slack oder Microsoft Teams für viele unablässlich, hinzu kommen Tools für Videokonferenzen wie Skype, Hangouts oder Zoom. Hilfreich sind auch viele Apps wie Basecamp, Microsoft Project oder Asana, die aus dem Projektmanagement-Bereich stammen.

Rescue Time erfasst für einen, wie viel Zeit man wirklich mit welchen Aufgaben verbringt und macht so gerade in der Umgewöhnungsphase unnötige Zeitfresser ausfindig. Tomatotimer wählt einen anderen Ansatz und teilt die Arbeitszeit wie eine Stoppuhr in mehrere gleich lange Zeitabschnitte auf, die Sie mit konkreten Arbeitsschritten füllen können. Und wer doch dazu neigt, mit den Gedanken abzuschweifen und im Netz zu surfen, der kann mit Focusme andere Webseiten und Programme blockieren.

Unter anderem haben sich angesichts der Coronavirus-Krise jetzt die Softwareriesen Microsoft und Google darauf geeinigt, kostenpflichtige Anwendungen für ein paar Monate kostenlos anzubieten. Wer diese Dienste nutzt und danach nichts bezahlen möchte, sollte dabei allerdings das rechtzeitige Kündigen nicht vergessen.

Von Vorneherein feste Zeiten vereinbaren

Auch bei den Uhrzeiten ist der Mensch oft ein Gewohnheitstier. Wirtschaftspsychologen halten es für sinnvoll, gerade bei der Arbeit vom eigenen Zuhause aus, für sich selbst eine feste Zeit für den Start und das Ende zu vereinbaren und dabei auch Pausen von Vorneherein einzuplanen.

Diese Zeiten sollten Sie versuchen immer gleich einzuhalten, um in einen Rhythmus hineinzukommen, der Sie vor Konflikten mit ihrem Privat- und Familienleben schützen kann. Umgekehrt hilft das auch ihrem Partner und ihren Kindern zu verstehen, wann Sie Zeit für sie haben und wann Sie sich gerade auf die Arbeit konzentrieren müssen.

Klingt ungemütlich, aber kann helfen: Kleider machen Leute

Ein weiterer Motivationstipp ist die Wahl der passenden Kleidung. Sicher sind Dienstoutfit, Anzug und Krawatte oder das, was man üblicherweise bei Ihrer Arbeit sonst trägt, nicht so bequem wie der Pyjama oder die Jogginghose. Die Kleidungsstücke werden Ihnen aber unterbewusst dabei helfen, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren und sich regelmäßig ins Gedächtnis zu rufen, wann Sie gerade im Arbeitsmodus sind und wann Sie eine Pause machen oder für sich den Feierabend eingeläutet haben.

Geschafftes abhaken und sich selbst dafür loben

Tägliche To-Do-Listen können helfen, den Überblick zu behalten, den normalerweise am Arbeitsplatz der Chef, die Kollegen oder bestimmte eingelernte Abläufe vor Ort vorgeben. Komplizierte und zeitfressende Aufgaben sollten Sie dabei versuchen direkt am Anfang abzuhaken, um mit nachlassender Konzentration und Leistungsfähigkeit am Tag trotzdem weiter Erfolge auf Ihrer Liste festhalten zu können.

(fw)